毅冰®

春节将至,告知客户放假的邮件写好了吗?

其实呢,这类email方面的文字,真的不太想写,毕竟大家都有自己的思路,我来越俎代庖就不好了。

不过真的有很多朋友在后台和微博、微信给我发类似的内容,要我帮忙写一个关于春节放假甚至催单的email出来。

不仅如此,的确看了很多朋友写的,只能用“惨不忍睹”,甚至“呵呵”来表达了。

思维逻辑凌乱不说,文字东一句西一句,也没有什么条理性。更大的问题是,大段的内容,通篇的语法问题,实在让客人有昏昏欲睡甚至掐死你的冲动。

哎,不多说了,还是案例来说明问题吧:

01
学员提问

毅冰大神,现在临近过年了,能否给出一个放假通知的模板出来?我们工厂中文版想表达意思如下:

中文邮件

主题:关于***2016年春节放假事宜

尊敬的新老客户:

您好!春节即将到来, ***全体员工提前恭祝广大新老客户,新春快乐、生意兴隆、万事如意!非常感谢您长期以来对我们工作的支持与理解。目前根据我公司工作实际情况,2016年春节放假安排如下:

2016年春节放假时间为2016年2月1日(农历十二月二十三)至2016年2月16日(正月初十)放假16日。2016年2月17日 (正月初十)正常上班。

为确保不耽误贵司的正常运作,请贵司提前做好所需库存计划安排,并将订单传真到我司,以便我司能尽早安排生产、送货,服务好贵司。

在放假期间给您造成的不便之处,敬请谅解。放假期间,新老客户如若有产品需求,请直接联系相关负责人!再次感谢您对我们工作的支持。

恭祝:新春快乐,万事如意!

 

能不能麻烦您给我们一个英文简练版的模板邮件出来。

02
毅冰老师

在我看来,内容太多,也太乱了。

中文邮件都这样啰哩啰嗦、一塌糊涂,如何把英文邮件写好呢?

其实这些内容综合起来,无非就是四个要点:

第一,告诉客人放假时间;

第二;希望客人提早下单以便早做安排;

第三,有任何不便请客人谅解;

第四,放假期间有问题可以依然联系业务员。

既然这么四个要素要表达,也提炼出来了,邮件就可以写得简洁、专业、明了,没有多一个字废话,而且看起来舒适,注意语境和用词,就完全ok了。

如果是我自己,可能我就会这样写:

邮件示例

Dear Friends,

Please note we will begin our holiday for Chinese New Year from 1st Feb to 16th Feb. We suggest you place orders in advance, and we could arrange pre-production process accordingly.

Kindly contact our sales rep for any issues in this period. Sorry for the inconvenience of you!

Best regards,

Xxx

Sales Rep

xxx Enterprise Ltd

Add: No.xxx ABC Road, xxx, xxx, China

Tel: xxx

Fax: xxx

E-mail: xxx

 

是不是两个段落,四个简单句就可以搞定了呢?