毅冰®

社交媒体是否能够完全代替邮件开发?

01

之前有个朋友,他自己并不是做外贸的,当然也没有系统地学习过外贸方面的知识,未来的职业方向是买手。

据他所说,他的邮件写的非常糟糕,都是野路子,他真的也很不喜欢「邮件开发」这种方式。

相比之下,他更喜欢「社交媒体」,觉得通过社交媒体的交流可以更直接。

其实说实话,社交媒体也是一种套路,但在我们看来,这种套路应该还是相对小众的。

可能一些中小客户喜欢,一些中东客户、印度客户喜欢,但是传统的欧美客户,那些大企业,是一定用邮件做主流的。

这不仅仅是公司规矩那么简单,而是会涉及到所有的架构和企业核心运营的东西。

02

举个例子。

我如果一个项目询价给你:

我要抄送亚太office的merchandiser

抄送美国的planner和analyst

抄送buying director

抄送PD team的同事等等。

在进展过程中,涉及到数量的,planner会直接插入,在我的邮件里跟进,给你写邮件;

涉及到artwork的,PD team的同事就会立刻介入,直接跟你确认细节;

涉及到付款的,财务部门的同事也会介入,跟你具体沟通。

而这期间,所有的这个项目来往的所有细节,都是围绕邮件来走。

这样,一个跨国公司不同部门之间,就可以灵活协调,也知道彼此之间的沟通情况和具体运作。

而我作为买手,是需要统筹这些东西的。

而我的上司,也需要知道我们这个team的具体工作和进展。

所有的邮件,都会自动密送到buying director这里,这是关键的关键。

一旦将来有什么纠纷,设计师说,跟你确认过细节,你说没有,行,找出设计师给你的邮件,找出你回复的邮件,证据一目了然,没什么好扯皮的。

如果一会facebook联系,一会什么whatsapp沟通,一会来段微信语音,一会又是短信确认,一旦需要找资料,怎么找?

哪怕能找到,也要费很多时间精力,得不偿失的。

这也是为什么,我一直强调标准作业流程的原因,所有的东西,所有邮件外谈判的东西,都要用邮件做recap,来补充说明。

比如我刚才电话里跟你说,我们不能支付样品费,我们只能提供到付账号,但是你电话里同意了,5天就可以把样品寄出。

好,电话打完了,我就会写一个邮件给你,可能就是下面这个样子:

Hi Bruno,

Glad for the short chat on the phone!

As we confirmed, we will NOT pay for the sample charge. Whereas, you could finish the samples in 5 days and send them out by collect.

Please help to confirm these issues by return. Thanks.

Best regards,

Ice

我就把电话里谈的,落于纸面。

如果你确认这几点:

1)不付样品费

2)5天完成样品

3)样品费到付(就是我写的by collect)

如果没问题,你可能就会回复我,Yes, we confirm these issues. 或者回复更简洁的,Confirmed.

这就是谈判的往来,全部落于邮件。我的同事和下属和上司,都会知道进展,他们也可以在有必要的时候随时介入,在出现差错的时候,也能立刻追究到责任,

关于标准化作业,除了邮件确认这一点,还有很多其他要注意的事项,这些我在课程中强调了很多次,这里就不在重复了,希望毅家人可以把相关章节再学习一遍。

只有标准化作业,我们本身才会没有漏洞,在能最大程度上减少工作中的失误,这一点非常重要。

03

很多项目,可能来来往往要数百封邮件,可能涉及到无数次修改和调整。

这些东西,单纯依靠社交媒体,是无法完成的,因为时间一长,很多东西会遗忘,会有误会。

但是邮件就不会,随时可以调出几月几号确认的某个东西,就非常简洁方便。

这也是为什么,我如此看重邮件的原因,也是当前几乎所有的500强企业的标准作业。

邮件可以让公司不同部门之间灵活协调,知道彼此之间的沟通情况和具体运作;也可以落实细节,然后让一切有迹可循。

而这些,都是短期之内社交媒体无法带给我们的。